Любая коммерческая организация обязана вести учет своих доходов и расходов, вовремя уплачивать налоги и перечислять за своих сотрудников взносы во внебюджетные фонды. Это значит, что в штате должен быть соответствующий специалист, а то и несколько. Для них придется оборудовать рабочие места, покупать и обновлять бухгалтерские программы, выплачивать им зарплату, отпускные, премии, а также нести другие расходы.

Для крупной компании это не проблема: доходы позволяют ей иметь необходимое количество профессионалов и требовать от них выполнения служебных обязанностей. Но если речь идет об индивидуальном предпринимателе или мелкой фирме, услуги штатного бухгалтера будут серьезной нагрузкой на бюджет. К тому же большую часть времени ему просто будет нечего делать, поскольку объем работы в малом бизнесе невелик.

Бухгалтерский аутсорсинг предполагает заключение договора с фирмой, готовой взять на себя все обязанности по обслуживанию малого бизнеса. Преимущество такого сотрудничества для предпринимателей очевидно: им не надо беспокоиться о соблюдении сроков представления отчетности, платить налоги и взносы за дополнительного сотрудника. Достаточно найти надежную компанию с хорошей репутацией и доверить ей ведение своей учетной документации.

Услуги аутсорсеров обойдутся дешевле, чем содержание собственной бухгалтерии. К тому же специалисты, работающие в таких фирмах, регулярно проходят обучение, следят за изменениями в законодательстве, владеют актуальными сведениями. Следовательно, качество ведения бухгалтерского учета находится на высоте, а значит, у представителя малого бизнеса не будет проблем с налоговой службой и другими контролирующими органами.

Если владелец малого бизнеса не собирается сам вникать в тонкости ведения учета и не планирует нанимать штатного специалиста, бухгалтерское обслуживание полностью осуществляется компанией-аутсорсером. Предприниматель предоставляет ей доступ к клиент-банку для оформления платежных поручений и передает на хранение первичную документацию.

Сотрудники сторонней организации берут на себя весь спектр обязанностей: начисляют зарплату, уплачивают налоги, представляют отчетность. При необходимости они консультируют клиента по входящим в их компетенцию вопросам, если этот момент предусмотрен в договоре.

Бухгалтерские фирмы разрабатывают несколько пакетов услуг, чтобы удовлетворить потребности разных заказчиков. Так, в базовый набор функций для ИП на упрощенке обычно входят расчет налогов, составление отчетности, подготовка нулевой декларации и ответы в чате на возникающие вопросы. В зависимости от пожеланий клиента в базовый пакет добавляются такие услуги, как ведение эквайринга, сопровождение кассы, валютные операции, заключение агентских соглашений и другие.

Делегировать функции по ведению финансовой документации сторонней организации могут только те предприниматели, которые работают полностью по белой схеме.

Передать бухгалтерский учет на аутсорсинг может любая компания, но в первую очередь такой способ рекомендуется следующим субъектам предпринимательства:

Зарубежный бизнес. Для иностранца процесс погружения в нюансы российского налогового и финансового законодательства может быть слишком сложен. Оптимальный выход – заключить соглашение со специализированной фирмой и доверить ведение документации местным профессионалам.

Стартап. Начинающие предприниматели могут доверить бухучет опытным специалистам, чтобы не отвлекаться от реализации инновационных бизнес-идей.

ИП, микропредприятия и малый бизнес. При небольшом объеме работы держать штатного бухгалтера не имеет смысла, проще заключить договор о сотрудничестве с аутсорсерами.

Сезонная активность. В некоторых отраслях деятельность носит ярко выраженный сезонный характер. В период простоя услуги бухгалтерского сопровождения таким предприятиям не требуются, поэтому выгоднее иметь дело со сторонней организацией, которая будет вести учет, когда это необходимо.

Специфический бизнес. Бухгалтерский учет ведется по общим правилам, но у каждого вида деятельности есть свои особенности. В аутсорсинговых фирмах проще найти профессионала, знакомого с нюансами конкретной отрасли.

Холдинги. Масштабный бизнес значительно сокращает издержки, передавая аутсорсерам рутинные участки своей бухгалтерии.

Компания, которой вы доверили ведение учета, обязуется четко выполнять взятые на себя обязанности. Привлечь ее к ответственности предприниматели могут в следующих случаях:

- отчетность сдана позже установленных законодательством сроков;
- неверно исчислены налоги;
- утеряны или испорчены документы компании.

Нельзя предъявить бухгалтерской компании претензии за обнаруженные ФНС ошибки в учете, если их причиной стали неправомерные действия самого клиента. К таким случаям относятся:

- представление подложных документов;
- передача первичных документов не в полном объеме;
- нарушение клиентом сроков перечисления налогов.

Единого стандарта определения стоимости услуг в этой сфере не существует. Бухгалтерские фирмы выбирают способ ценообразования, наиболее соответствующий их представлениям.

Например, кто-то берет за основу количество сотрудников компании-клиента, кто-то исходит из режима налогообложения заказчика. Есть аутсорсеры, которые выставляют счет за свою работу, подсчитывая количество обработанных первичных документов.

Такой вариант чаще всего вызывает непонимание между сторонами из-за своей сложности и непрозрачности.

Наиболее распространены следующие модели ценообразования:

Фиксированная стоимость. Встречается чаще остальных и считается самой комфортной для заказчика и исполнителя. В договоре определяется цена за подготовку и сдачу каждого из документов. Клиент может заранее ознакомиться с прайсом аутсорсера и сравнить стоимость его услуг с предложениями других бухгалтерских фирм, чтобы выбрать оптимальный вариант.

Расчет стоимости исходя из сложности бизнес-процесса. В этом случае цена бухгалтерского сопровождения зависит от степени вовлеченности аутсорсера в деятельность заказчика. Регулярное консультирование, обработка большого количества документов, представление отчетности в несколько инстанций предполагает стоимость услуги, равную оплате труда штатного бухгалтера.

Расчет стоимости в зависимости от формы собственности и режима налогообложения. Аутсорсинговые фирмы готовят разные прайсы для ИП и для юридических лиц. Потенциальный клиент может сопоставить цену сопровождения в нескольких компаниях и выбрать подходящего исполнителя.

7 Признаков, что аутсорсинговую компанию вы выбрали верно:
1. Налоги посчитаны заранее;
2. Бухгалтер может ответить на любой ваш вопрос;
3. У вас есть чёткое понимание по какой причине пришло требование (в случае необходимости);
4. Вы в курсе текущей ситуации по налогам, взносам, есть ли задолженность, переплата, по какой причине (в случае необходимости);
5. Ваш бухгалтер может вам доступно пояснить, из чего сложился тот или иной налог;
6. Вы уверены в бухгалтере, чтобы не случилось — отчётность будет сдана вовремя (уверенность приходит после продолжительного сотрудничества);
7. Вам легко общаться с бухгалтером, есть взаимопонимание.